Comment devenir assistant(e) de direction

Un(e) assistant(e) de direction performant fera tout ce qu’il faut pour s’assurer que l’entreprise va dans la bonne direction en s’assurant que le cadre qu’il/elle assiste est au courant de tout, et même plus.

Description du poste d’assistant(e) de direction

Que fait un(e) assistant(e) de direction ? Les assistant(e)s de direction, parfois aussi appelé(e)s assistant(e)s personnels, jouent un rôle clé dans une entreprise parce qu’ils assistent un ou plusieurs cadres supérieurs, tels que les hauts fonctionnaires, le PDG ou le dirigeant de l’entreprise.

Les assistant(e)s de direction sont semblables aux AP ; cependant, les assistant(e)s administratifs ont tendance à se concentrer sur le travail de bureau, tandis que les assistant(e)s de direction ont la responsabilité d’assister un cadre supérieur, habituellement pour les tâches plus complexes. Fondamentalement, un(e) assistant(e) de direction est beaucoup plus engagé(e) dans l’aspect commercial pour seconder son PDG.

Bien que les types de tâches que les assistant(e)s de direction exécutent peuvent varier d’un poste à l’autre, ils/elles ont tous tendance à exécuter des tâches et des fonctions de haut niveau qui sont similaires. L’assistant(e) de direction a essentiellement besoin d’une forte conscience commerciale et d’une bonne connaissance de ce qui fait fonctionner une entreprise.

Ces tâches peuvent aller de :

– Gestion de l’emploi du temps du dirigeant

– Représenter la direction dans les appels et les réunions lorsque celle-ci n’est pas disponible

– Préparation et examen des documents

– Traitement des informations confidentielles

– Production de rapports et de présentations

– Analyse des données

– Tâches de gestion de bureau

– Garder un œil sur les membres du personnel, y compris les assistant(e)s administratifs

Vous pouvez trouvez cours internationaux pour d’assistant(e) de direction / Executive assistants ici.

Compétences d’assistant(e) de direction

– Aptitudes à la communication : D’excellentes compétences en communication écrite et verbale sont essentielles dans ce domaine, qu’il s’agisse de parler au téléphone, d’écrire un e-mail ou d’exprimer une opinion.

– Compétences en gestion du temps : Il faut être capable d’établir des priorités afin de déterminer où il vaut mieux consacrer du temps, non seulement à son poste, mais aussi à celui de son supérieur.

– Organisation : Avec des fichiers et des informations qui circulent partout, il faut être capable de développer une stratégie pour que tout reste à sa place.

– Capacités multitâches : Avec tout ce qui se passe, il est probable que vous aurez à accomplir plusieurs tâches à la fois.

– Résolution de problèmes : Les plans, les stratégies et les calendriers changent – c’est votre travail de réagir rapidement et d’être souple, en trouvant les meilleures solutions lorsque ces changements surviennent.

– Indépendant : Posséder de l’indépendance pour accomplir son propre travail, s’assurer que son cadre supérieur est sur la bonne voie, ainsi que les membres de l’équipe que l’on supervise.

– Proactif : Votre esprit devrait penser à l’avenir pour que vous puissiez intervenir en cas de besoin.

– Orienté détail : Les petites choses comptent vraiment – les fautes de frappe, les changements d’horaire, et même l’information de dernière minute sur la façon dont le cadre doit s’habiller pour une prochaine réunion de marketing. Ainsi, vous devez toujours avoir un oeil pour chaque détail même le plus fin.

– Technologie : Un(e) assistant(e) de direction devrait avoir des connaissances sur les logiciels permettant d’établir les priorités, les logiciels de présentation, les logiciels graphiques, Microsoft Office, etc.

– Leadership : Les assistant(e)s de direction gèrent souvent les gens, il faut donc être en mesure d’intervenir et de mettre l’équipe sur les rails.

Vous pouvez trouver des informations sur les carrières de Exécutive Assistant ou d’assistant(e) de direction ici : Institute of Executive Assistants and Administrators